Integroi verkkokauppa ja sähköinen taloushallinto.Artikkelit

Haluatko säilyttää asiakkaidesi ja itsesi hermot? Yhdistä verkkokauppa ja sähköinen taloushallinto

23.2.2021

Siirrät tuotteen ostoskoriin, suoritat tilauksen ja jäät odottamaan tilausvahvistusta. Mitä ihmettä, tuotetta ei olekaan enää varastossa? Asiakaskokemus on välittömästi pilalla. Ethän halua tätä tilannetta omaan verkkokauppaasi? Ratkaisuna on verkkokaupan ja sähköisen taloushallinnon integraatio.

 

Verkkokauppojen kilpailu on kiristynyt viimeaikoina merkittävästi, kun esimerkiksi Amazon on laajentanut toimintaansa Pohjoismaihin. Toimitusaika ja hyvä asiakaskokemus ovat erottavia kilpailutekijöitä, joilla kiristyvässä markkinassa pelataan.

Asiakas pitää saada ostamaan verkkokaupasta useaan otteeseen, jotta hän jää sen pidempiaikaiseksi asiakkaaksi. Jos jo ensimmäisellä ostokerralla toimitusaika venyy useaan viikkoon – luvatun muutaman päivän sijaan – on asiakasta turha toivoa takaisin.

Kun sähköinen taloushallinto on integroitu osaksi verkkokauppaa, voidaan välttää ikävät ylimyyntitilanteet: asiakas näkee heti, mitä tuotteita on varastossa.

Monet sähköisen taloushallinnon ohjelmistot sisältävät toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuuksia. Tämä riittää useimmille yrityksille, mutta osalle ne saattavat olla liian kevyitä toiminnanohjauksen toteuttamiseen. Keskitymme tässä tekstissä kuitenkin kevyemmän pään ratkaisuihin, kuten esimerkiksi Netvisoriin.

 

Integraation avulla säästät aikaa ja ennakoit tulevaa

 

Kun verkkokaupan ja sähköisen taloushallinnon integraatio on toteutettu, tuotetieto siirtyy järjestelmien välillä automaattisesti. Se voidaan määrittää päivittymään reaaliajassa tai esimerkiksi tunnin välein.

Tämä säästää merkittävästi aikaa: saldoja voidaan hallinnoida yhdessä paikassa ja tietoja siirtää näppärästi järjestelmien välillä.

Verkkokauppiaan työssä tärkeää onkin pysyä jatkuvasti hereillä liiketoiminnan luvuista.

Päätöksiä olisi ongelmallista pohjata kuukauden vanhaan dataan – ethän ajaisi autoakaan silmät kiinni? Kassavirtaennusteen avulla nähdään jatkuvasti, millä tiedolla tekemistä johdetaan. Näin esimerkiksi tuoteinvestointien tekeminen on huomattavasti helpompaa.

 

Käyttöönotto lähtee tuotedatasta

 

Kun yritys haluaa yhdistää verkkokaupan ja sähköisen taloushallinnon, sillä on joko pelkkä verkkokauppa tai sähköinen taloushallinto, tai ei vielä kumpaakaan. Tällöin aloitetaan käytännössä nollasta.

Jos kumpaakaan ei vielä ole käytössä, aloitetaan digitalisoimalla kirjanpitodata siinä muodossa, kun se tällä hetkellä on.

Verkkokaupan osalta lähdetään tuotedatasta: mitä dataa on valmiina ja mitkä ovat kauppiaan tavat sen tuottamiseen.

Itse integraatio voidaan aloittaa, kun tiedetään, mitä mitä dataa järjestelmien välillä halutaan siirtää.

Kaikki tuotetieto voidaan siirtää sähköisestä taloushallintojärjestelmästä verkkokauppaan. Onkin paljon tietoa, joka kannattaa tuoda asiakkaan näkyville: esimerkiksi tuotteen väri, koko, materiaali, pesuohjeet ja niin edelleen. Tarvittaessa tuotedataa voidaan rikastaa myös suoraan verkkokaupassa, jos ERP ei mahdollista esimerkiksi kuvien tallennusta.

Kova tuotedata kuuluu sen sijaan taloushallintojärjestelmään: tuotteen nimi, numero, peruskuva ja tuotekategoria.

Kaikkea dataa ei ole järkevä siirtää. Siksi integraatiossa on hyvä pohtia, mikä tuotedata on nimenomaan asiakkaan kannalta tärkeää.

 

Aloita integraatio heti kun voit

 

Kaikki voi muuttua verkkokaupan osalta yhdessä yössä. Tuotteen menestys voi tapahtua hyvin yllättäen: kymmenen tilausta muuttuukin äkisti moneen sataan. Jos integraatiota ei ole, voi tilanne olla erittäin haastava.

Jos siis jokin osa-alue on mahdollista automatisoida, se kannattaa tehdä heti.

Integraation ei kuitenkaan tarvitse tapahtua yhdessä hetkessä. On nimittäin monta tasoa, jolla se voidaan toteuttaa: voit aloittaa pienistä tekijöistä ja investoida sitä mukaan, kun pystyt.

Kun myynti kasvaa ja integraatio on kunnossa, voit itse rekrytoida uutta henkilöstöä, panostaa markkinointiin tai hoitaa asiakaspalvelua – eli keskittyä itse verkkokaupankäyntiin.

 

Haluatko kuulla lisää verkkokaupan ja sähköisen taloushallinnon yhdistämisestä? Katso alta tallenne 21.1.2020 järjestetystä webinaarista ”Tehokkuutta verkkokaupan ja taloushallinnon yhdistämisellä”. Webinaari järjestettiin yhteistyössä Netvisioria tarjoavan Noogan kanssa. Webinaarissa keskityttiin erityisesti siihen, kuinka WooCommerce-verkkokauppa ja Netvisor yhdistetään. Puhujina ovat Eecon Sami Lehmus ja Noogan Timo Räsänen.